[Artigo] Não é mero capricho: automação é fundamental para governança das empresas

*por Jansen Moreira, CEO e fundador da Incentive.me

No ano de 2002, o cenário corporativo global foi inteiramente transformado pelo surgimento da lei Sarbanes-Oxley, ou simplesmente SOx. Criada a partir de uma série de fraudes contábeis cometidas por empresas como Xerox e Enron, a normativa foi sancionada pelo Congresso dos Estados Unidos com o objetivo de proteger investidores e stakeholders contra possíveis fraudes financeiras. Contando com uma série de diretrizes, a SOx se tornou uma exigência por parte da SEC (Securities and Exchange Comission) para todas as companhias globais que desejam integrar as bolsas de valores do país.

Dentre as diversas sessões normativas da lei, ressalto a de número 404, que trata como obrigatória a publicação de relatórios anuais por parte das corporações, além da adequação da estrutura de controle interno e os procedimentos necessários para esses documentos. Em outras palavras, a Lei Sarbanes-Oxley exige que as empresas tornem seus relatórios financeiros mais eficientes, centralizados e automatizados, praticamente exigindo que ocorra o uso de softwares para que esse processo seja realmente assertivo.

Toda essa preocupação acentuada, quanto às imprecisões no que diz respeito aos recursos e movimentos financeiros das empresas, se justificam mediante aos riscos atrelados às falhas nesse setor. Nesse caso, podemos pegar como exemplo as companhias que atuam se utilizando da remuneração variável como forma de bonificar e incentivar os seus vendedores e funcionários. Como o próprio nome já diz, esse valor é oscilante mediante à diferentes tipos de critérios, que precisam ser avaliados e mensurados pela organização de forma constante para garantir uma remuneração correta.

Dessa forma, fica claro que uma companhia que ainda não se utiliza da automação para a execução dessas operações acaba exposta a riscos e brechas perigosas. O primeiro fator de atenção passa pela ineficiência operacional relacionada a esse trabalho. Por conta da alta complexidade e rotatividade desses números, muitas pessoas acabam sendo alocadas para realizar esses cálculos manualmente, o que pode simbolizar um alto custo e uma baixa eficiência produtiva tendo em vista que essa mão de obra estará presa em ocupações pouco produtivas.

Além disso, há de se ressaltar que as atividades de preenchimento de tabelas e execução de cálculos feitas manualmente carregam consigo uma alta possibilidade de erro e imprecisão. E as consequências para essas falhas são extremamente nocivas para as corporações. Pagamentos feitos de forma incorreta acarretam em perdas financeiras para a empresa, necessidade de refação por parte dos colaboradores e a perda de credibilidade da marca internamente.

Esse último efeito, aliás, se torna perigoso quando pensamos nas sequelas para a instituição. Sem a confiança e transparência de que a sua remuneração variável vem sendo efetuada de maneira assertiva, o vendedor passa a fazer a conferência e os cálculos de forma independente para conferir o seu pagamento, o que gera em tempo de venda perdido. Mais do que isso, remunerações variáveis pagas de forma imprecisa podem trazer problemas trabalhistas vindos de funcionários que reivindicam essas diferenças.

Vale destacar ainda que a ideia por trás do uso da remuneração variável é estimular o vendedor a realizar mais vendas por meio de bonificações. Se esse trabalho não for feito de maneira automatizada, o colaborador não terá acesso real ou atualizado aos seus números e, consequentemente, não terá o estímulo esperado para continuar instigado a fechar as transações. Além disso, esse cenário contribui ainda para o aumento da taxa de rotatividade dos profissionais, o que simboliza a perda de eficácia e tempo, já que os melhores vendedores vão embora e os novos precisarão de treinamentos e adaptação para se adequar à nova empresa e conquistar resultados.

Mesmo diante de todas essas fragilidades, um levantamento recente publicado pela Norwest Venture Partners aponta que 85% das companhias globais ainda realizam o seu controle operacional e financeiro manualmente no Excel. Essa deficiência no processo abre espaço para que essas corporações estejam suscetíveis a todas essas complicações, que se refletem em prejuízos financeiro e reputacional para as instituições.

A verdade é que o uso da tecnologia para a automação dos cálculos e processos internos já não pode ser mais considerado apenas um capricho institucional, mas uma garantia de que a empresa tem um sistema de governança muito mais eficiente, transparente e assertivo. É hora das companhias mudarem essa mentalidade.

*Jansen Moreira é CEO e fundador da Incentive.me, startup de tecnologia para gestão de campanhas de incentivo de vendas. Graduado em Desenho Industrial pela PUC-Rio, também possui MBA em Marketing e Gestão de Clientes pela Universidade Gama Filho.