O uso da assinatura eletrônica tem ganhado cada vez mais força em diversos setores. Um deles é a educação, que vem buscando constantemente trazer soluções mais ágeis e seguras para os seus processos administrativos, principalmente a realização de matrículas.
Segundo Cristian Medeiros, CTO da Clicksign, empresa que materializa relações entre pessoas e negócios no ambiente digital, muitas escolas já perceberam que o formato ajuda a aumentar a captação de alunos. “É uma tecnologia que não só facilita a gestão de documentos, como também oferece uma experiência simplificada para pais e estudantes, eliminando uma série de burocracias e agilizando o fechamento de contratos”, diz.
Para reforçar as vantagens dessa solução, o executivo listou as cinco principais funções da assinatura eletrônica que favorecem a geração de matrículas nas instituições de ensino. Confira:
1. Economia de tempo
Com a assinatura eletrônica, o tempo necessário para completar uma matrícula é drasticamente reduzido, visto que elimina a necessidade de deslocamento e envio de documentos físicos. “Tudo pode ser feito digitalmente, em minutos, otimizando o fluxo e agilizando decisões”, destaca Medeiros.
Além disso, a tecnologia permite que as escolas acompanhem em tempo real o status das matrículas, visualizando quais documentos foram enviados, assinados ou que ainda estão pendentes de receber as devidas assinaturas, totalmente integrado às ferramentas de trabalho das instituições, sem afetar a dinâmica dos funcionários. Como o executivo reforça, “todos os envolvidos ficam sempre na mesma página de cada atualização dos documentos”.
2. Validação de identidade
Outra funcionalidade da assinatura eletrônica é a implementação de mecanismos de verificação de identidade, como autenticação via Whatsapp ou biometria. Com isso, é possível garantir que só as partes autorizadas e necessárias realizem o processo de matrícula.
“Estamos falando de uma solução que oferece um nível de segurança equiparado ao das transações bancárias online, com uma criptografia avançada que certifica a integridade e a confidencialidade dos documentos”, explica o CTO.
3. Personalização de contratos
Apesar de dar a impressão de ser um processo igual para todos, as matrículas variam de aluno para aluno, de escola para escola. A assinatura eletrônica abrange esse nível de detalhamento, sendo uma ferramenta fundamental para criar contratos únicos e personalizados, dependendo de cada ocasião.
“No ambiente digital, as instituições de ensino são capazes de personalizar os formulários e documentos segundo as necessidades de cada estudante ou programa educacional”, afirma Medeiros. “Isso acontece porque a adaptação de termos e condições é automatizada, alinhando interesses e condições rapidamente com poucos cliques diretamente na plataforma”, completa.
4. Acesso mobile
Com o crescimento do uso de smartphones, também é possível que pais e responsáveis acessem os termos e assinem contratos e documentos de forma rápida e conveniente, sem a necessidade de um computador. “Mesmo na correria do dia a dia, uma matrícula ou a revisão dos documentos escolares podem ser acessadas com poucos cliques diretamente dos dispositivos móveis, trazendo rapidez e conforto para os pais e responsáveis pelos alunos”, enfatiza o especialista.
5. Conformidade jurídica
Por fim, a assinatura eletrônica pode oferecer camadas avançadas de segurança também no viés regulatório, garantindo a validade jurídica dos documentos. Para o executivo da Clicksign, isso dá às escolas e aos pais confiança de que os contratos estão protegidos e em conformidade com a legislação.
“Não é só uma forma de ‘modernizar’ o processo de matrícula, mas sim assegurar que todas as etapas estejam em total conformidade com as leis vigentes sobre o setor educacional”, conclui.
