O Festival The Town, realizado no Autódromo de Interlagos, em São Paulo, no inicio de setembro de 2023, acabou sendo um grande sucesso, mesmo que tenha recebido algumas criticas, principalmente em seus primeiros dias. O evento reuniu mais de 100 mil pessoas em cinco dias de atrações musicais, culturais e esportivas.
Para garantir que o evento acontecesse sem maiores problemas, foi necessário um planejamento cuidadoso da gestão de facilities. Isso incluiu a realização de obras no autódromo para a construção de palcos, tendas e outras estruturas, além da contratação de serviços de limpeza, segurança e manutenção. Uma gestão eficiente foi necessária, visando principalmente minimizar qualquer impacto no autódromo, já que ainda este ano teremos pelo menos mais dois grandes eventos no espaço: o Grande Prêmio do Brasil de F1, que acontece entre 3 e 5 de novembro e o Primavera Sound, que acontece nos dias 2 e 3 de dezembro.
Desafios
Conversamos com Henrique Bragança, Country Manager da PlanRadar no Brasil, que analisou os desafios e tendências da gestão de facilities de eventos de grande porte como o The Town. De acordo com Bragança, um dos principais desafios da gestão de facilities neste tipo de evento é o curto prazo para o planejamento e execução. “Os eventos acontecem em um período relativamente curto, o que exige uma grande coordenação entre todos os envolvidos”, explica.
Outro desafio é o alto custo dos eventos. “Os organizadores precisam encontrar maneiras de reduzir custos sem comprometer a qualidade do evento”, diz Bragança.
Tendências
Bragança aponta que a tecnologia é uma das principais tendências da gestão de facilities de eventos de grande porte. “As plataformas de gestão de facilities podem ajudar os organizadores a planejar, executar e controlar os eventos de forma mais eficiente”, afirma.
Outra tendência é a sustentabilidade. “Os organizadores estão cada vez mais preocupados em reduzir o impacto ambiental dos eventos”, diz Bragança.
Além do Click Tech: Para começar, gostaria que explicasse o que é gestão de facilities
Henrique Bragança: Gestão de facilities é o nome dado para o gerenciamento dos serviços que garantem a qualidade e manutenção da infraestrutura de uma empresa, a fim de manter seu ambiente agradável, limpo e seguro.
Além do Click Tech: Como uma plataforma de gestão de facilities pode ajudar a garantir o sucesso de um evento de grande porte?
Henrique Bragança: O principal objetivo da gestão de facilities é a garantia de que as instalações estejam sempre em boas condições de funcionamento, proporcionando um ambiente seguro, seja para colaboradores, clientes ou visitantes.
Em relação ao evento, a gestão desses serviços otimiza o uso dos recursos disponíveis, evitando desperdícios, reduzindo custos operacionais e permitindo que sejam acompanhados em tempo real potenciais problemas que precisem de solução rápida – como banheiros, alimentação, entrada e saída de visitantes.
Além do Click Tech: Uma plataforma de gestão de facilities poderia ajudar a garantir a segurança dos participantes do evento?
Henrique Bragança: Sim, já que ao adotar uma plataforma especializada em gestão de facilities, a organização do evento tem acesso aos relatórios produzidos em tempo real por sua equipe, acompanhando processos e identificando pontos que precisam de atenção, como vazamentos e situações que podem colocar em risco a segurança do público e colaboradores.
Além do Click Tech: Quais são os principais desafios de gerenciar um espaço que será usado para eventos diferentes em um curto período, como no caso o Autódromo de Interlagos?
Henrique Bragança: O principal é manter o espaço de acordo com sua configuração original. No caso do Autódromo de Interlagos, precisa estar de acordo com as normas para a realização de eventos automobilísticos.
Assim, a organização de eventos que fogem ao destino usual precisam esquematizar como desenvolver uma estrutura que seja de fácil montagem e desmontagem e não afete o espaço a longo prazo. Em eventos recentes, vimos que o Autódromo passou por algumas reformas, mas nada que afetasse sua destinação principal.
A plataforma que a PlanRadar fornece é ideal para esse tipo de projeto, já que permite um mapeamento do local, identificação de pontos que podem ser alterados e os que precisam ser mantidos, assim como o acompanhamento do processo de montagem e desmontagem das estruturas, minimizando retrabalho.
Além do Click Tech: Falando especificamente sobre o The Town, quais são as principais práticas de gestão de facilities que poderiam ter sido usadas para minimizar o impacto negativo no espaço?
Henrique Bragança: Como positivo, vimos que as instalações de banheiros e alimentação estavam funcionando bem. Já de negativo, com muitas pessoas descartando lixo ao mesmo tempo, uma plataforma de gestão de facilities poderia ter identificado pontos que precisavam de maior coleta de lixo, evitando sujeira e melhorando os processos. Ademais, o controle de entrada poderia se beneficiar de uma gestão de facilities, já que mais profissionais poderiam ser deslocados para facilitar a entrada do público quando necessário através da identificação pela plataforma.
Além do Click Tech: Na sua opinião, quais são os principais aprendizados do The Town com relação à gestão de facilities?
Henrique Bragança: A flexibilidade das plataformas de gestão de facilities permite que cada evento escolha o que melhor atende, seja somente para limpeza e manutenção, ou controle de entrada e segurança. Uma gestão eficiente é aquela que agrega ao que já funciona.
Terceirizar a gestão de facilities utilizando uma plataforma é uma estratégia inteligente que oferece diversos benefícios, tanto financeiros quanto operacionais, permitindo que se concentrem na produtividade em relação aos seus espaços essenciais.
