O sistema de impostos do Brasil é um dos mais complexos do mundo, com uma alta carga tributária e longos processos de declaração. Por conta disso, muitas companhias internacionais acabam demorando a se adaptar a essa realidade quando decidem atuar no país. Uma das empresas que lidou com esses problemas em sua chegada ao Brasil foi a LongPing High-Tech, empresa global do mercado de sementes. Na busca pelo crescimento, era visível a dor da gigante chinesa em gerenciar o recebimento e registro das notas fiscais devido a toda a morosidade e riscos atrelados ao processo manual.
A mudança desse cenário ocorreu no final de 2018, quando a empresa firmou parceria com a Arquivei, maior plataforma de gestão de documentos fiscais do Brasil. A partir desse acordo, o processo manual relacionado às diligências tributárias acabou sendo totalmente digitalizado e automatizado, trazendo enormes benefícios à companhia, que passou a processar automaticamente mais de 90% das notas fiscais eletrônicas (NF-e) em menos de um ano.
“A Arquivei trouxe para a empresa elementos que precisávamos: a busca por inovação e tecnologia. Otimizando e automatizando a jornada dos documentos fiscais, a parceria fez com que pudéssemos realocar talentos e esforços em funções mais estratégicas e deixasse de lado o esforço para tarefas manuais”, explica Antônio Pinheiro, CFO da LongPing High-Tech. “Saímos de 13% dos documentos registrados automaticamente para mais de 90%. É um ganho espetacular de automação. Todo o time só teve a ganhar com esse tempo”, reforça Ivone Macedo Leite, coordenadora CSC & Apay da LongPing High-Tech.
Além desse importante ganho estratégico, em que os colaboradores puderam se dedicar a trabalhos cada vez menos repetitivos e manuais, o serviço oferecido pela Arquivei garantiu ainda benefícios de agilidade e diminuição massiva nos erros desses processos burocráticos: segurança e organização informacional, entregas acessórias a tempo, compliance, centralização de processos, redução de multas, além de tranquilidade, autonomia e protagonismo para todo o time da gigante chinesa.
“Um dos lemas de nossa empresa é que ‘a dor do parceiro se torna a nossa dor’. No caso da LongPing High-Tech, sempre buscamos atuar de forma direta em soluções assertivas conforme as necessidades expostas e, assim, a partir do nosso expertise na área, trazer rapidez e agilidade a todo o cenário burocrático de documentos fiscais”, ressalta Isis Abbud, co-CEO e sócio-fundadora da Arquivei.
Registro de fretes mais velozes
Ainda em questão de números, a LongPing High-Tech ganhou enorme praticidade no dia a dia em relação ao processamento de fretes. Hoje, mais de 1.000 fretes são registrados no período de uma hora. Anteriormente, essa tarefa levava cerca de 3 a 4 dias.
“Todo esse processo de otimização trouxe benefícios não só nos resultados da empresa, mas também na qualidade de vida dos funcionários, que começam a sair no horário, podendo fazer um treinamento, um curso, ou até mesmo passar mais tempo com a família. Tudo isso gera um impacto social e econômico muitas vezes imperceptível num primeiro momento, porém fundamental, inclusive, na entrega diária desses colaboradores para a empresa”, relata Antônio Pinheiro.
De acordo com Isis Abbud, o mais importante para uma companhia que parte para uma automação do seu gerenciamento fiscal é entender que este é um verdadeiro processo ganha-ganha. “A companhia passa a contar com um fluxo burocrático muito mais centralizado e facilitado, enquanto os seus funcionários podem se atentar a funções mais analíticas e estratégicas, algo bem menos estressante e repetitivo. Toda essa gama de objetivos e metas ajudam a corporação a traçar um caminho muito mais claro para a prosperidade”, ressalta. “Da mesma forma que dizemos que a dor do parceiro se torna a nossa dor, o sucesso do nosso cliente também é o nosso sucesso”, conclui.
